A studiosi e utenti è consentita la lettura e la copia manuale dei documenti. Per i documenti grafici (piante e disegni) è consentita, previa autorizzazione del Direttore dell’Archivio di Stato, l’elaborazione di lucidi, fatta salva l’integrità del materiale stesso.
Studiosi e utenti possono richiedere la riproduzione di documenti. Le tariffe per le riproduzioni sono quelle stabilite dal decreto del D.M. 161/2023 per la riproduzione dei beni culturali e per la concessione in uso di spazi e da quanto previsto dal Tariffario.
Per chiedere la fotoriproduzione gli utenti devono compilare apposito modello con indicazione della segnatura archivistica dei documenti da riprodurre ed il mezzo tecnico di riproduzione utilizzato.
La richiesta da consegnare al personale di Sala di Studio insieme al materiale da riprodurre, deve avvenire entro un’ora dalla chiusura prevista della Sala Studio.
La riproduzione mediante fotocopie è consentita solo per le copie autenticate, rilasciate in carta bollata (motivi non di studio).
La riproduzione tramite scanner è limitata e non è consentita nei seguenti casi:
- documenti in cattivo stato di conservazione, facilmente deteriorabili per fragilità del supporto o della legatura;
- carte topografiche, disegni e progetti che superano la dimensione di un foglio A3;
- pergamene.
A norma dell’art. 108 del d.lgs. 42/2004 e delle circolari n. 33 del 7.09.2017 e n. 39 del 29.09.2017 della Direzione generale Archivi del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo è possibile per gli studiosi effettuare riproduzioni dei documenti consultati con mezzi propri (fotocamera, cinepresa, smartphone, tablet, etc.), previa compilazione dell’apposita comunicazione di riproduzione comprensiva di dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.
Tale comunicazione dovrà essere compilata dallo studioso ogniqualvolta si presenti la necessità di procedere all’acquisizione di immagini.
Nella dichiarazione di cui al comma precedente, lo studioso dichiara, sotto la sua personale responsabilità, che le riproduzioni con mezzi propri sono state effettuate:
- senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o manifestazione creativa, valorizzazione dei beni culturali
- nel rispetto della normativa in materia di: consultabilità dei documenti archivistici
In particolare le riproduzioni con mezzi propri di:
- materiale bibliografico, non possono eccedere il 15% del totale, come fissato dalle norme in materia di diritto d’autore
- di interi fondi archivistici o serie archivistiche complete, o parti sostanziali di essi, può essere effettuata solo previa autorizzazione ministeriale
Le riproduzioni effettuate con mezzi propri devono essere effettuate con le seguenti modalità:
- la riproduzione può avvenire solo previa autorizzazione verbale del personale di Sala di studio, dal proprio posto o da un posto assegnato dagli addetti della Sala
- non è consentito l’uso di stativi o cavalletti, flash, fonti luminose portatili, scanner portatili
- la foto-riproduzione deve assolutamente rispettare ogni regola di cautela nei confronti della documentazione, che non può in alcun modo essere soggetta a trattamenti che ne possano pregiudicare lo stato di conservazione e di leggibilità (ad esempio: contatto, schiacciamento del dorso, uso di vetri o pinze, etc.)
- non si deve scompaginare l’ordine interno delle unità archivistiche di conservazione, in caso di fogli sciolti
- non possono essere riprodotti i documenti che presentino danni meccanici (tagli, strappi, fori, etc.), danni biologici (muffe) oppure fragilità e corruzione del supporto o precarietà dello stato di conservazione o che comunque possano ricevere danno dal processo di riproduzione
- non è consentita la riproduzione di documenti di particolare rarità o antichità oppure che presentino miniature o che siano di dimensione superiore al formato A2 (420 x 594 mm), come anche si presentino nella forma di pergamene arrotolate o piegate in quattro o più
La riproduzione non è consentita con nessuna modalità per pubblicazioni:
- pubblicazioni per le quali l’editore o l’autore escludono espressamente la possibilità di riproduzione;
- tesi di laurea o di dottorato, se la richiesta non è accompagnata dall’autorizzazione scritta dell’autore.
Per fini amministrativi, e comunque non di studio, si possono richiedere copie autenticate, mediante presentazione di apposita domanda e pagamento dei diritti di bollo.
Sono esenti dall’imposta di bollo (salvo espressa richiesta da parte dell’utente): atti di stato civile e testamenti; documentazione militare; documenti per pensioni; documenti per controversie di lavoro.
Sono esenti dall’imposta di bollo: le pubbliche amministrazioni per fini istituzionali.
Le copie o estratti vanno rilasciati in carta bollata con le attestazioni di cui all’art. 6 della tariffa, allegato A, annessa al decreto 642 del 1972. L’imposta di bollo deve essere applicata sulla richiesta (euro 16,00) e sul documento, nei modi e nella misura della vigente normativa.
Le riproduzioni per motivi di studio sono esenti da diritti di bollo.
Tutti i pagamenti per il servizio di fotoriproduzione dovranno essere versati esclusivamente, per disposizione di legge, attraverso l’utilizzo della piattaforma digitale PagoPA.
Il sistema di pagamento è raggiungibile al seguente link:
https://pagonline.cultura.gov.it
Dopo aver selezionato l’Archivio di Stato di Messina e l’importo da versare, è necessario accedere tramite le proprie credenziali (se non si è iscritti è possibile registrarsi), scegliendo la modalità del pagamento.
Soltanto a seguito di verifica del pagamento correttamente effettuato potranno essere spedite le immagini digitali al richiedente.
